OrganízateYa! Organiza tu vida para vivir mejor... www.organizateya.com Actualizado al 1o.de julio de 2011 Gracias por enviarnos tu mensaje requiriendo este sencillo sistema para organizar tu buzón de correos electrónicos, esperamos que te sea de utilidad, lo puedes compartir con tus amistades y escríbenos tus comentarios o dudas, será un placer atenderte. Guía para un mejor manejo de tu correo electrónico, tu buzón y la comunicación con los demás Guía para un mejor manejo de tu correo electrónico, tu buzón y la comunicación con los demás por Maca Hernández Esta es una sencilla pero eficiente guía para lleves un mejor control de tus mensajes, tus contactos y tu buzón en general, así como aprender una manera más profesional de enviar tus mensajes y los "forwards". Esperamos que te sirva y que apliques lo que aprendas, cualquier duda respecto a este tema, encontrarás al final unlink que te facilitará el que nos envies un mensaje. Si te comportas de cierta manera y con determinados patrones en tu comunicación con los demás, el mensaje que estás enviando es “así está bien, y tu puedes hacer esto también”. Si eres cortante en tus mensajes, insensible o totalmente despersonalizado, eso es lo que recibirás también como respuesta. El correo electrónico es un medio excelente de comunicarnos, es muy probable que se pueda profundizar más una comunicación por medio de un escrito que hablando personalmente, porque tenemos más tiempo para pensar lo que queremos expresar y podemos darnos el lujo de revisarlo antes de enviarlo para estar seguros de que le estamos comunicando lo que deseamos a esa persona. Yo sé que el tiempo es importante, me dedico a enseñar precisamente eso, cómo hacer más cosas en menos tiempo, pero eso no quiere decir que cuando yo escribo un mensaje o respondo uno a alguien, sea yo breve al grado de verme insensible, y todo por ahorrar tiempo. Yo siempre trato de ocupar mi tiempo de la mejor manera posible y creo firmemente, que el tiempo que ocupas en enviar un mensaje personalizado a un amigo o familiar es un tiempo bien empleado, sobre todo para las personas que más nos importan, y no digamos si se trata de un mensaje de trabajo, más vale que tus mensajes se vean profesionales. No seas exageradamente breve en tus correos electrónicos tratando de ahorrar tiempo, porque eso es agresivo. Si recibes un mensaje en tu bandeja de entrada que contenga un título que sea de un significado especial para el que te lo envía, sería muy rudo responder de una manera breve y cortante por hacerlo rápidamente. No quiere decir que tengas que escribir un libro respondiendo al mensaje de esta persona, pero sí un par de frases que le aseguren que leíste el mensaje y que estás con él. Aprendamos a utilizar bien nuestro programa de correos y a comunicarnos mejor con las personas. Un mensaje bien contestado dice mucho de una persona. Cuando respondes un “Hola Juan, te agradezco el envío de la información, la revisaré y me comunico después contigo. Un saludo. Arturo” e incluir tu firma, en lugar de responder con un “gracias, te escribo”. Yo recibo cantidad de correos en los cuales las personas no firman y su dirección de correo es algo como “lunaazul@hotmail”, ¿qué nombre utilizas para responderle? Un correo electrónico es como una carta, en la que debe haber un “hola María”, un mensaje, tu nombre y una firma, lo que implica tu nombre completo con teléfonos y dirección, porque así tu mensaje llegará mejor a su destino sin ser tratado como SPAM. Cuando lleva tus datos, el mensaje se toma como un correo seguro. Los afamados “forward” Actualmente nos hemos acostumbrado a enviar mensajes masivos en lugar de personalizados. Con la idea de ahorrar tiempo, estamos terminando poco a poco con la comunicación con los demás, porque no sentimos el mensaje enviado exclusivamente a nosotros, sino que estamos metidos en una lista enorme de “contactos” y terminas por pensar que ya no eres un “amigo” o “familiar”, sino un “contacto”. No es tanto el tiempo que te lleva el personalizar un mensaje y enviarlo a las personas que te importan. Cuando te llegue un “forward” que te parezca interesante para compartir, edítalo y personalízalo, de esa manera todos tus “contactos” se sentirán mejor con tu mensaje. Es importante que comprendamos que también estamos facilitando los mensajes SPAM, al incluir en nuestros envíos todos los correos no sólo de nuestros contactos, sino de todos los contactos que ya venían incluidos. No hagas eso y reduciremos en mucho los mensajes problema en nuestro buzón ¿Cómo puedes hacerlo? Haz clic en “forward” o “reenviar” en el mensaje que deseas compartir, escribe el correo de la persona 1 y modifica el título quitando la palabra “forward” o “Re:”. Modifica el título, borra en el cuerpo del mensaje los datos del correo y titulo del que te lo envió, personalízalo con un “Hola Patricia”, por ejemplo, y modifica el texto introductorio del forward incluyendo un comentario tuyo y firmando tu mensaje. Borra todos los mails de la lista enorme de personas que ha reenviado el mensaje, para que se vea que se lo estás enviando especialmente a esta persona. Revísalo cuidadosamente y si todo está correcto, envíalo. Después para enviarlo a otros contactos, ve a la charola de “enviados”, elige el mensaje que acabas de enviar y haz clic en “forward” o “reenviar”, esta vez sólo cambiarás el correo electrónico, modificas el título quitando FW o RE, y en el cuerpo del mensaje borras los datos del envío anterior, cambias el nombre de la persona, si dice “Hola Patricia”, borras Patricia y escribes el nuevo, todo lo demás se queda igual, ya tienes el mensaje y ya tienes la firma. Otra forma es abrir el mensaje que acabas de enviar a “Patricia” y copiar todo el texto incluida la firma, vas a tus contactos y palomeas la segunda persona a la que se lo deseas enviar y haces clic en “escribir mensaje”, cuando se abra la ventana, ya vendrá escrito automáticamente el correo del contacto, tu escribes el titulo de tu mensaje, el mismo que escribiste para “Patricia”, y en el cuerpo del mensaje haces clic derecho y eliges “pegar, modificas el nombre y haces clic en “enviar”. Es cierto que esto te llevará más tiempo que tan sólo hacer clic en “reenviar” y enviarlo a "todos tus contactos” de un solo tirón, tal y como te llegó. Creo que debemos tratar de acercarnos un poco más a las personas y el correo es un medio excelente. Cuando un contacto tuyo reciba un correo personalizado, no sabrá que todos los que enviaste son iguales, así que se sentirá bien de que le enviaste algo especialmente para él o ella. ¿No te gustaría recibir mensajes así y no un insensible “forward” en donde aparezcas incluido como correo en medio de un montón de correos? También puedes recibir un mensaje que desees compartir de forma masiva a todos tus contactos, pero aún así, puedes personalizarlo. Haces clic en “reenviar”, escribes todos tus contactos, personalizas el título escribiendo algo como “Amigos, les envio esto que me pareció estupendo” y dentro del cuerpo del mensaje borras todo rastro de otros correos o mensajes, para que solo quede el tuyo y donde expreses tu opinión sobre lo que está enviando. Aún dentro del envío masivo, esto se ve y se siente mejor, que cuando lo haces masivo dentro de otros 3 ó 4 masivos que ya venían incluidos. Otra cosa que sucede con los “forwards” es que las personas palomean a todos sus contactos, sin revisar si existe alguno al cual no debían de enviarle dicho mensaje. Nada nos cuesta revisar y quitar la paloma a los correos que no deseas enviarles el mensaje como proveedores o listas de boletines de sitios web, que seguramente no revisarán tu correo porque generalmente son correos para “enviar noticias” no para recibir” y a lo mejor recibes automáticamente una respuesta generada por el sitio. También puede haber ocasiones, según el mensaje que quieras enviar, en las que a lo mejor no sería prudente para alguno de tus contactos por alguna razón, en cuyo caso no lo incluyes en tu lista de envío. También puede suceder que al revisar la lista de contactos decidas enviarlo especialmente y de manera individual para alguno o algunos de ellos. Incluso sería sensacional contar con un comentario personal del programita que estás enviando, escribe lo que piensas tratando de provocar una respuesta de los destinatarios, eso es comunicarse. Tienes también la opción de guardar el programita que te envíen en tu computadora y después incluirlo en tu mensaje directamente de la carpeta donde lo tengas guardado. Crea una carpeta que se titule Mis Archivos Web o algo parecido, y guarda en ella los programitas que recibes que te gustaría conservar. Con el mensaje abierto, haz clic en el archivo adjunto y en lugar de elegir “abrir”, eliges “guardar”. Le puedes cambiar el título a la hora deguardarlo, porque a veces no dice bien lo que es y eso te servirá de referencia para recordar de lo que se trata. Después lo podrás incluir como archivo adjunto en un mensaje para compartirlo con otros. Un mensaje de texto para compartir También recibimos en nuestro buzón mensajes de texto para compartir que vienen con cientos de correos y textos de todas las ocasiones en que el mensaje ha sido reenviado. Haz lo mismo que te mencioné anteriormente, limpiando y depurando el mensaje después de hacer clic en “reenviar”. Quita los correos y mensajes, deja solamente el texto que deseas compartir y antes de él escribe tu comentario y saludo. Modifica también el título y así parecerá que fue un mensaje creado especialmente para la persona. Puedes incluso copiar el texto que te interese de ese mensaje, abrir el programa de Word y pegarlo. Lo puedes modificar diseñando la fuente y la hoja para que quede agradable, y lo guardas con el nombre correspondiente en tu carpeta de “Mis Archivos Web”. Podrás después enviarlo a las personas que desees buscándolo en esta carpeta para adjuntarlo en tu mensaje. Para guardar las imágenes que recibes También nos envían imágenes que en ocasiones queremos conservar. Con el mensaje abierto, haz clic en el archivo adjunto y elige “guardar”, elige Mis Documentos y dentro elige Mis Imágenes. En caso de que desees compartir la imagen, haces lo mismo que te recomendé en el punto anterior. Cuida que las imágenes que vayas a compartir no sean muy grandes porque tardará elenvío y para la persona que lo reciba le tardará el bajarlo a su buzón. La prueba es que si ves que tarda mucho tu programa en enviarlo, ese mismo tardará la otra persona en recibirlo. Modificaentonces la imagen para hacerla más pequeña y poderla enviar más rápidamente. Organiza tus contactos y mensajes Puedes configurar tu lista de contactos en categorías y así separar los amigos, los familiares, contactos de trabajo, correos de noticias que recibes, etc., y así será más fácil elegir a qué grupo de personas les enviarás tu mensaje. Crea carpetas tituladas de manera que puedas guardar tus mensajes por temas, personas o categorías. Cuando vayas recibiendo la información, la podrás ir acomodando en la carpeta que le corresponde, varía la forma según el programa de correo que tengas, pero generalmente funciona un clic derecho sobre el mensaje cerrado y elegir “mover a carpeta” y eligiendo entonces la carpeta en la que deseas guardarlo. Si tienes personas importantes para ti como podría ser la pareja, algún familiar o algún compañero de trabajo con el cual te comunicas, puedes personalizar la carpeta y después configurar el correo para que cuando llegue te lo coloque directamente en esa carpeta específica. Así sabrás inmediatamente si estas personas te escribieron, sin necesidad de recorrer todos los mensajes que hayas recibido. Revisa continuamente tu bandeja de entrada Para que realmente te sirva la información que recibes, es necesario que revises de ser posible, diariamente tu bandeja de entrada, para que puedas atender los mensajes que hayas recibido que así lo requieran. Si entras a tu correo cada mes, te vas a perder de avisos con una fecha específica, alguna oferta, alguna invitación, de lo cual te enterarás tarde. La idea del correo electrónico es justamente mantener una comunicación constante e inmediata. Su ventaja es que lo puedes atender a la hora que más te convenga o incluso en dos o tres ocasiones a lo largo del día dependiendo de la necesidad. Primero revisa los remitentes y los títulos de los mensajes para que evalúes si alguno requiere de atención inmediata. Responde el que tengas que responder o atiende el que haya que atender, elimina el que ya no desees conservar, y deja el resto pendiente para cuando tengas un momento más relajado y tranquilo para revisarlos. Esto te quita mucha presión y angustia de que tengas demasiados que revisar, te irás quitando de en medio los que puedas resolver, dejando solamente los que puedan ser interesantes para revisarlos más tarde con calma. Si compartes la computadora En el caso de que el equipo tanto si es en oficina como en casa, se comparta con otras personas, la recomendación es que configuren la computadora para los diferentes usuarios y de esa manera podrán tener cada uno su privacidad. Porque para entrar al espacio de cada usuario se requerirá de una clave que solo la persona conocerá y así podrás tener tus archivos y programas con toda la confianza y tranquilidad de que los demás no los verán. Si no lo puedeshacer tú, puedes contratar a una persona para que te haga lo configuración necesaria para tener los diferentes usuarios según sean los que utilicen la computadora. Si es una PC familiar, organícense también con los horarios para utilizarla y que todos puedan ser más productivos en el tiempo que la ocupen. Dependiendo de los horarios de cada uno, será el uso, si el niño o joven la requiere al volver de la escuela, sus horarios pueden ser por la tarde entre las 4 y las 7, la mamá entre las 7 y las 9 y el papá después de las 9. Todo depende de los horarios que cada uno tenga, reúnanse para decidir juntos los momentos que podrán utilizarla cada uno, y hagan un calendario semanal definiendo los horarios con diferentes colores. Si tienen ocasiones en las cuales requieran el aparato en el horario que no les corresponde, pueden hacer una negociación para intercambiar el horario con otro miembro o compañero. Revisa esta pagina: http://www.organizateya.com/compartir_pc.htm Si no tienes computadora Si estás por comprarla, o en el proceso de ahorrar para ello, o si tienes problemas con la que tienes, siempre existe la posibilidad de ir a un café de Internet, para entrar directamente a tu correo, revisar lo que hayas recibido, responder, imprimir, eliminar y dejarlo listo para una siguiente ocasión. Puedes organizar tu día de manera que te detengas en cualquier café de Internet que te quede por el camino, para revisar tus mensajes, no es tan caro yno te lleva tanto tiempo, porque elegirás el café que encuentres de paso por tu camino, y la ventaja es que ellos tienen impresora para que imprimas la información que requieras. No lo guardes todo No tiene caso que guardes absolutamente todo lo que recibas porque llegará un momento en que alcances el límite de capacidad de tu programa, en ciertos casos. Así que mi consejo es que si es algo sin importancia lo elimines para que mantengas orden y limpieza en lo que tienes. El respaldo de tu información Si para ti es importante la información que tienes en tu programa del correo electrónico, revisa cómo puedes hacer el respaldo de lo que tienes para que en caso de que el equipo tenga problemas tu tengas asegurados los datos. Si estás trabajando en el Microsoft Outlook de tu computadora, este tiene un límite en cuanto a la cantidad de información que puede guardar, así que de vez en cuando haz el respaldo de la información, revisa el programa de ayuda de Outlook, y cuando veas que estas llegando a su límite, ve pensando en cómo archivarlos en el equipo, fuera de dicho programa. Esto se puede hacer de la siguiente manera. Para guardar un correo en el equipo, con el mensaje cerrado, haz un clic sobre él y ve a “Archivo” haz clic en él, elige “guardar como” y cuando se abra la ventana, escribes el nombre del mensaje como deseas guardarlo y eliges la ubicación, por ejemplo “Mis Documentos”. Si previamente has creado ya la carpeta con el titulo correspondiente, eliges esta carpeta para guardarlo directamente en ella. Una vez hecho esto, puedes borrar el mensaje en el programa liberando así el espacio sin perder la información. Para la búsqueda de mensajes Si deseas encontrar un determinado mensaje y te sabes el correo de la persona que te lo envió, creo que todos los programas tienen una liga que te permite buscarlo escribiendo el correo completo, toma en cuenta que lo tienes que escribir correctamente porque lo que el programa hace es buscar uno igual, y si te falla una sola letra, ya no es igual. Otra manera de facilitarte la búsqueda en caso de que no recuerdes el correo del cual te enviaron el mensaje que deseas encontrar, es crear carpetas por fechas dentro de la carpeta de mensajes recibidos y dentro de la carpeta de mensajes enviados. La carpeta puede ser por años y dentro de ella por meses si así lo requieres, así la búsqueda será mucho más rápida, porque solo tendrás que revisar los mensajes que contenga una carpeta y no todos los que recibiste. El mensaje automático de respuesta Todos los programas tienen configurada esta posibilidad de enviar un mensaje automático de respuesta cuando recibes un correo, para que el remitente reciba un aviso de que lo que te envió, te llegó. Configura tu respuesta automática con una frase amable agradeciendo el mensaje que te enviaron y que lo revisarás en cuanto te sea posible, escribe tu nombre y tu firma y ya estás listo. Aunque no estés en tu computadora, el programa enviará automáticamente el aviso de que el mensaje llegó al buzón adecuado. Si vas a salir de vacaciones o por alguna razón no podrás revisar tus correos en determinados días, ten la precaución de configurar tu mensaje automático de respuesta para que las personas que te escriban sepan que no obtendrán una respuesta hasta la fecha que les indiques. De esta manera cuando sea algo que requiera tu atención, la persona que te lo envió, sabrá que no podrás hacerlo y podrá tomar otras decisiones al respecto en lugar de esperar sin saber qué sucede. El mensaje automático de respuesta es muy útil porque no deja con la duda de si lo habrás recibido a la persona que te lo envía. Aunque si tú eres de los que trabajas en la computadora y tienes oportunidad de revisar prácticamente de inmediato tus mensajes, puedes no desear utilizar esta opción en automático, pero sí responder como si fuera un mensaje en automático, cuando así te convenga, como en el caso de que algo requiera de un cierto tiempo con el que no cuentas y decidas hacerlo más tarde, envías un mensaje “tipo” respuesta automática y con eso la persona sabrá que lo recibiste y esperará entonces tu respuesta más tarde o al día siguiente. Si poco a poco todos vamos modificando esta manera de comunicarnos, mejoraremos y contagiaremos a otros a que lo hagan también. Envía mensajes que provoquen reacciones y respuestas, para que la persona que lo reciba, se sienta atraído a responderte y a expresar una opinión, pensamiento o sentimiento. En lugar del “qué estás haciendo” tan vacío y tan general, que tal un “me encantaría saber tu opinión”. Provoquemos el diálogo y aprendamos más sobre los demás y sobre nosotros mismos. Espero que esta información te sirva y te recomiendo ampliamente que la practiques para quemejores el manejo de tus mensajes y de la comunicación con los demás. Escríbenos si tienes cualquier duda, estamos para apoyarte, nuestro mail es correo@organizateya.com Maca Hernández OrganizateYa! correo@organizateya.com www.organizateya.com Augusto Rodin 52-2A C.P.38110 Ciudad de México México, D.F. Tels: 5425-0735 y 5687-2900 Tus comentarios sobre este texto http://www.organizateya.com/form_1207/form2.php Envianos tus comentarios sobre este tema y si te gustó puedes enviarle la página a un amigo para compartirle la información. Comparte tus trucos de organización con los demás, los publicaremos en el sitio para que todos se beneficien de la información. Envía tus consejos utilizando la siguiente liga: Quiero enviarles un tip de organización... http://www.organizateya.com/form_1207/form3.php Llévate nuestros tips del mes Ya está la lista de tips de este mes. No te la pierdas. Contiene consejos de organización y de cómo hacer las cosas más rápido y mejor, que te pueden servir. Y recuerda que tienes acceso también a listas de meses anteriores, puedes coleccionarlas. Ve a esta página: Tips del mes de julio http://www.organizateya.com/tips/tips_jul11.htm ¡Lee el último artículo de la Felicidad! Cada artículo te da conocimientos para que comprendas porqué no has logrado ser feliz y te orienta con ejercicios sencillos que puedes hacer para lograrlo. Si te gusta, inscríbete en el boletin mensual, es gratis y recibirás el articulo nuevo cada mes y podrás leer todos los articulos. El artículo está en esta página: "Atrevete a ser diferente" http://www.organizateya.com/felic/felicidad86.htm Si te interesa aprender a organizar tu tiempo, tu dinero y a sacarle más provecho a tu agenda para que puedas ser más productivo, aprender a manejar mejor tus metas y mantenerte motivado trabajando en ellas todos los días, o aprender más sobre tus conductas y el cómo puedes ser feliz, revisa nuestros Talleres utilizando estas ligas: Talleres para aprender a organizarse http://www.organizateya.com/eventos.htm Comentarios de los participantes del Taller... http://www.organizateya.com/comentarios_curso_agenda.htm Revisa nuestra sección del Hogar... Tenemos muchos artículos interesantes para leer que les pueden aportar ideas y consejos sobre cómo organizar mejor tu tiempo y tu hogar y también tenemos el curso para aprender el mejor sistema para atender tu hogar y que te quede tiempo para tus metas y para tí misma. Utiliza esta liga: http://www.organizateya.com/hogar_organizar.htm La sección del Trabajo No te pierdas los artículos que contienen consejos e información importante respecto a cómo desenvolverte mejor en tu trabajo. Utiliza esta liga: http://www.organizateya.com/trabajo_organizar.htm La sección para tu desarrollo personal Aquí puedes encontrar muchos artículos relacionados con tu desarrollo personal, tómate el tiempo de revisar esta sección con calma. 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