OrganízateYa! Organiza tu vida para vivir mejor... www.organizateya.com Actualizado al 1o.de mayo de 2011 Manual para llevar la administracion de tu condominio por Maca Hernández Gracias por enviarnos tu mail requiriendo este sencillo pero eficiente manual para administrar un condominio, ya sea de vivienda o de oficina. Esperamos que te sirva y que le saques provecho, cualquier duda respecto a este tema, encontraras al final un link que te facilitara el que nos envies un mail. ¿Eres responsable de la administracion de tu condominio? Yo he pasado ya por varias administraciones en diferentes condominios y en todos ellos se han ido quedando mis enseñanzas y han continuado utilizando las tecnicas que les enseñe para mantener el estado del condominio en optimas condiciones y tambien el balance de los gastos. Por eso es que me atrevo a escribir este Manual, para compartir esos conocimientos y experiencias con ustedes. La primera regla que toda administracion de condominios debe tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condominos por concepto de cuotas de administracion no sea menor ni justa a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada. ¿Y porque debe ser sobrada? Porque de esa manera el administrador podra ir haciendo los gastos necesarios del mes con holgura, ademas de ir juntando una cantidad que les permitira hacer gastos mayores posteriormente. Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las necesidades, complicando esto mas el trabajo y requiriendo de mas tiempo dedicado a ello, ademas de que si uno o dos condominos se atrasan cubriendo su cuota del mes, no se contara en caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes.. En nuestro edificio hace tiempo ya que pagamos una cuota que esta como el 20 o 30% arriba de lo que se necesita y han salido reparaciones mayores muy importantes como la pintura total del edificio (que son 3 torres!) sin pedir ningun pago extra a los condominos. La administracion junto la mitad o poco mas, y el resto se arreglo con la compañia que nos dio el servicio, que nos diera unos meses para pagar y ¡aceptaron! La segunda regla importante para administrar un condominio con exito es el orden en la “caja chica”. Esto significa que debes de cuadrar tus gastos y segun lo que tu libro de cuentas diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas. Generalmente no le damos importancia a este punto y esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de movimiento del dinero como para encontrar diferencias en faltantes. Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo este correcto, sólo seran unos pocos minutos y te evitaras mucho trabajo al final del mes. Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas claras. Haz tu corte el dia ultimo del mes y una vez que hayas logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con la que tienes en tu caja chica mas la cuenta de cheques o lo que sea la forma en que lo manejen, comenzaras el siguiente mes con este nuevo orden. Si recibes dinero Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para estar seguro que coincide con el saldo escrito. Si haces gastos Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas inmediatamente en tu cuaderno, si no, entonces pones junto con el dinero un papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y cuando tengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones, sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendras diferencias. ¿Y porque es que debo revisar que el saldo y el dinero coincidan, tantas veces? Porque cuando revisas tu saldo y el dinero siempre que haces un movimiento, es mas facil recordar cualquier cosa que te haya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido, cualquier error, cualquier diferencia. Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia, cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de que cosa es lo que falto anotar, o si se anoto mal algun pago. El cuaderno de los movimientos mensuales Despues de pasar por varias administraciones, se ha demostrado que la forma en la que llevamos los movimientos del mes en un cuaderno ha resultado exitosa, ademas de facil, porque ahorras mucho tiempo en revisiones y busquedas por diferencias y para cuando termina el mes, el corte esta practicamente hecho. Estos son los pasos: - El cuaderno debe ser tamaño carta y todas las anotaciones se haran con lapiz. Se utilizan 3 hojas para cada mes: - La primera hoja se titulara: Pagos del mes de _______de 2008 Esta hoja será para anotar los pagos que los condominos hacen cada mes. Y la dividiremos en 5 columnas. La primera columna para anotar el numero del departamento o casa, la segunda para la cantidad que paga del mes en curso, la tercera para el pago del gas, la cuarta para los pagos atrasados y una quinta para observaciones, como comentarios del adeudo atrasado pendiente, si pago con cheque, etc. O dividelo en las columnas que requiera tu administración, que pueden variar segun el condominio. Si mantienes esta hoja actualizada en todo momento a lo largo del mes, podras saber quienes adeudan todavia ya que estaran los espacios vacios en las columnas, y podras tambien saber cuanto dinero ha ingresado cuando te sea necesario saberlo. - La segunda hoja se titulara: Adeudos pendientes del mes de_____de 2008 La dividiremos en la misma forma en que lo hicimos con la hoja anterior, las columnas para departamento, cantidad de cuota de el mes en curso, la columna del gas, cantidad de adeudo anterior, y la de observaciones. Aqui anotaremos, al comienzo de cada mes, todos las cuotas del mes en curso en la columna correspondiente, al principio del mes, porque seran adeudos hasta que te los paguen, anotaras tambien los adeudos atrasados de cuotas o gas en su columnas correspondientes. Y cada vez que un condomino pague ya sea su cuota del mes, gas o adeudos atrasados, lo anotas en la primera hoja como pago y lo borras de la segunda como adeudo, para saber en cualquier momento del curso del mes cuanto y quienes te adeudan, sera una mirada rapida. Esta hoja te dara la informacion precisa en cualquier momento del mes, si mantienes los datos al dia cada vez que haya un movimiento. - La tercera hoja se titulara: Gastos del mes de_______de 2008 En esta hoja anotaras lo primero de todo el saldo inicial del mes, esto es la cantidad con que contabas de dinero al 30 o 31 del mes anterior una vez revisadas tus cuentas. Dividiras las columnas despues de tu saldo como sigue: Fecha del gasto, concepto del gasto y cantidad. Podras ir haciendo sumas parciales de los gastos para que puedas cuadrar tu cuentas, con lapiz, por supuesto. Cada vez que quieras cuadrar tus cuentas, le sumas los ingresos a tu saldo inicial y le restas los gastos, el saldo que te de esa cuenta debe de coincidir con el dinero que tengas. Si mantienes este orden en tu administracion, veras como es mucho más facil el trabajo y siempre tendras las cuentas al dia. Y al final del mes a la hora de hacer el corte, no tendras mas que copiar las 3 hojas en el estado en el que hayan terminado y una vez bien revisado que todo coincida. No tendras esa sensacion de agobio por tener que sentarte por varias horas a revisar todo y hacer coincidir el saldo, porque el trabajo estara hecho. Y asi sera menos engorroso cumplir cada mes con la tarea de hacer el estado de cuentas. Mantendras a tus condominos informados y tu estaras cumpliendo con tu compromiso sin ningun tipo de presiones. Si deseas recibir en tu buzon el archivo de excel con los ejemplos de las hojas que te comento, escribenos a correo@organizateya.com y con gusto te lo enviaremos, asi como aclararte cualquier duda que tengas respecto a este texto. ¿Y para los morosos? La mejor manera de presionar a los condominos que no paguen a tiempo es colocar un pizarron en la entrada del edificio, donde todo el que entre y salga lo vea, y anotar ahi el numero de departamento o casa, el nombre del propietario y la cantidad que adeuda. A nadie le gusta estar en la "lista negra" porque lo veran no solamente los vecinos sino todo aquel que lo venga a visitar. Esta tecnica ha funcionado en todos los edificios en los que he trabajado en la administracion, y cuando la persona encargada se ha relajado y lo ha dejado de hacer, invariablemente las cuotas atrasadas aumentan. Otro punto de presión para los morosos, lo tienes negandoles los servicios a que tienen derecho los Condominos cuando estan al dia en sus cuotas. El correo no se le entrega en su casa, esta persona tiene que recogerlo directo en la caseta de vigilancia, no se le avisa de visitas ni se le abre o cierra la puerta de entrada, ya sea la del auto o la peatonal, se le entrega una llave para que el abra y cierre la puerta cuando entre o salga. En fin con los servicios que se le otorguen a los vecinos, se puede hacer un poco de presion al no darselos. También es bueno tener un recargo para los que paguen tarde, que mas bien lo puedes presentar como descuentos, subiendo la cuota del mantenimiento. Te voy a explicar esto mas facilmente con una tabla, tomando como base una cuota de $1000: Si pagas del 1o. al 5 del mes, la cuota es de ---- $1000 Si pagas entre el 6 y el 10 sera de ------------ - $1100 Si pagas entre el 11 y el 20 sera de------------- $1150 Y si pagas entre el 21 y el 30 sera de --------- $1200 Entonces les volteas la situacion diciendo que la cuota es de $1200 y que dependiendo de la fecha en que se pague, sera el descuento que reciban. Esto tambien ayuda mucho a la administracion para que los condominos se obliguen a pagar a tiempo y ya sabran de antemano, lo que les costara si dejan pasar los dias. Puedes ayudarte con el pizarron para mantener a los vecinos conscientes de las fechas, anotando frases visibles como: "Vecino, tienes 5 dias para pagar con el maximo descuento", cuando sea el día 6 lo borras y anotas algo como: "Vecino, la cuota ahora es de $1100, paga antes del 10". Esto les recordara a todos la fecha que es y que deben pagar si quieren ahorrarse un dinerito. Desde luego que cuando hablo de escribir cosas en el pizarron, no se trata de letreros pequeños que tengas que acercarte para leer claramente, sino de letreros grandes que veas desde el auto cuando pasas delante del pizarron. Letras grandes y de colores, visibles desde lejos. Los vigilantes tambien pueden ayudar a recordarles a todos los pagos pendientes, porque a las personas se les olvida su obligacion y por eso es conveniente alguien que se los este recordando. Todo esto ayuda a mantener conscientes a los los habitantes del condominio, de que es necesario y obligatorio cumplir con las cuotas para que todo funcione bien en el edificio. Así que, toma nota de estos trucos. ¿Y qué hacer con la basura de un Condominio? Revisa este articulo para que tomes conciencia y hagas lo correcto con tu basura en casa y en el Condominio: "La Basura en su lugar" http://www.organizateya.com/reciclar_basura.htm Espero que esta informacion les sirva y les recomiendo ampliamente que la utilicen en su condominio y que ya se quede instaurada como la forma predeterminada en la que se maneje la administracion, porque de esta manera, sera incluso mas facil pasarle la administracion a otra persona y enseñarle el sistema. Maca Hernández OrganizateYa! correo@organizateya.com www.organizateya.com Augusto Rodin 52-2A C.P.38110 Ciudad de México México, D.F. Tels: 5425-0735 y 5687-2900 Tus comentarios sobre este texto http://www.organizateya.com/form_1207/form2.php Envianos tus comentarios sobre este tema y si te gustó puedes enviarle la página a un amigo para compartirle la información. Comparte tus trucos de organización con los demás, los publicaremos en el sitio para que todos se beneficien de la información. Envía tus consejos utilizando la siguiente liga: http://www.organizateya.com/form_1207/form3.php Llévate nuestros tips del mes Ya está la lista de tips de este mes. No te la pierdas. Contiene consejos de organización y de cómo hacer las cosas más rápido y mejor, que te pueden servir. Y recuerda que tienes acceso también a listas de meses anteriores, puedes coleccionarlas. Ve a esta página: http://www.organizateya.com/tips/tips_may11.htm ¡Lee el último artículo de la Felicidad! Cada artículo te da conocimientos para que comprendas porqué no has logrado ser feliz y te orienta con ejercicios sencillos que puedes hacer para lograrlo. Si te gusta, inscríbete en el boletin mensual, es gratis y recibirás el articulo nuevo cada mes y podrás leer todos los articulos. El artículo está en esta página: "Ser feliz es una de las Bellas Artes" http://www.organizateya.com/felic/felicidad84.htm Si te interesa aprender a organizar tu tiempo, tu dinero y a sacarle más provecho a tu agenda para que puedas ser más productivo, aprender a manejar mejor tus metas y mantenerte motivado trabajando en ellas todos los días, o aprender más sobre tus conductas y el cómo puedes ser feliz, revisa nuestros Talleres utilizando estas ligas: http://www.organizateya.com/eventos.htm http://www.organizateya.com/comentarios_curso_agenda.htm Revisa nuestra sección del Hogar... Tenemos muchos artículos interesantes para leer que les pueden aportar ideas y consejos sobre cómo organizar mejor tu tiempo y tu hogar y también tenemos el curso para aprender el mejor sistema para atender tu hogar y que te quede tiempo para tus metas y para tí misma. 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