Esta pregunta me la han hecho en varias ocasiones tanto en los talleres como en los comentarios que amablemente nos escriben. Todos tenemos que pagar la luz, el teléfono, el predial y el agua de la casa y ya les he comentado que es importante tener orden con los documentos organizando el archivero y también manteniendo organizada cada una de las carpetas.
Todos los comprobantes que tienen que ver con el inmueble debemos de conservarlos todos para que el día que vendamos la propiedad le entreguemos el historial a la persona que compra y también es algo que te piden durante la transacción para estar seguros de que todo se encuentra en orden.
Debes darle seguimiento a cada carpeta para estar seguro de que estás cubriendo el adeudo de cada uno de los rubros porque por ejemplo, con el agua o el predial es fácil pasarlos por alto, y cuando te das cuenta ya tienes atrasados varios pagos por lo que te acaba saliendo más caro, además de la pérdida de tiempo que significa ir a sacar el saldo y pagar. Revisa que vayas guardando los pagos en el orden cronológico y cuando veas que falta alguno, inmediatamente anótalo en tus pendientes para que cuando te sea posible vayas a dónde corresponda para arreglarlo.
En tu fólder dejas únicamente el año en curso y si deseas el anterior, por cualquier aclaración, el resto lo guardas en un sobre en orden y con marcador lo titulas con lo que contiene y las fechas: “luz 1980-2005”
Si estás atento a que todo esté en orden y que no falten pagos de ningún rubro, será mucho más fácil cuando requieras cualquier documento o cuando desees vender porque todo estará en orden.
En cuanto a los documentos correspondientes a las chequeras, y las inversiones, es necesario guardarlos por 5 años y solo en caso de existir un requerimiento de alguna obligación pendiente, se extenderá a 10 años. Así que en este caso debes de conservar en cada fólder el año en curso y guardar aparte 10 años atrás. Cada año, saca del sobre que tienes guardado el año vencido y añades el último. De las tarjetas de crédito no es necesario, pero si puede ser conveniente para cualquier aclaración, guardar por lo menos un par de años los estados de cuentas mensuales. Los recibos de compras a crédito y del cajero sólo deberás conservarlos hasta que te llegue el estado de cuentas y compruebes que todo está correcto, después ya los rompes. Cuida el orden en cada carpeta y solamente con lo que se necesita.
Este trabajo de mantenimientos de tus documentos te llevará pocos minutos y además de que te ahorrará mucho tiempo para encontrarlos cuando los necesites, te sentirás mucho más relajado porque sabrás que tienes el control en el manejo de tus archivos. Para complementar esta información puedes revisar este articulo sobre cómo organizar tus documentos
Así que dedica el tiempo que necesites para revisar bien tus documentos, hacer limpieza y ponerlos en orden para que a partir de ese momento, solo le dediques pocos minutos cada día para mantener la limpieza y el orden. Si dejas de dedicarle esos minutos diarios, te verás nuevamente en la necesidad de hacer otra vez toda la labor de organizarlos. Sé que te da flojera solo pensar en llevar a cabo el trabajo inicial, pero créeme que después te vas a alegrar de haberlo hecho. ¡Organízate y serás feliz!
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