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Los proyectos y su administración...

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Artículo de José Luis Arroyo Amador
Un proyecto es cualquier intento de llegar a un objetivo específico, realizando tareas relacionadas entre sí..
 

En esta ocasión hablaremos de un tema muy común y al mismo tiempo difícil  en nuestra vida, es el momento de enfrentar el deseo o necesidad de llevar a cabo un proyecto importante como puede ser establecer un negocio, estudiar una licenciatura o proyectar la educación de nuestros hijos,  porque desconocemos cómo hacerlo de la mejor forma.

Un proyecto es cualquier intento por llegar a un objetivo especifico, realizando tareas relacionadas entre si, que deben llevar un orden,  utilizando de la mejor forma los recursos con que contamos, estos pueden ser; materiales, humanos y financieros. Como ejemplos podemos considerar, en el caso de crear un nuevo negocio, los integrantes del equipo de trabajo, las instalaciones, el depósito en la cuenta de cheques, etc.

El objetivo deberá estar bien definido,  ser alcanzable y medible, teniendo un resultado o producto esperado. El estudio de la administración de proyectos se enfoca  principalmente  a aquellos que implican cumplirlos en el largo plazo y con una inversión importante de recursos financieros, esto no quiere decir que no pueda ser aplicable a cualquier proyecto, ya que de acuerdo a las estadísticas, las personas que emprendemos un negocio o una empresa de las llamadas PYMES, en el 90% de los casos, no obtenemos buenos resultados e inclusive llevamos a la quiebra nuestros proyectos, por no tener el conocimiento de cómo llevarlos a cabo.

Esto requiere de un cambio de mentalidad y actitud, de buscar hacer las cosas con calidad, como dicen las escuelas japonesas “Bien y a la primera”, lo que sin duda, necesitará de un mayor esfuerzo, de invertir tiempo en capacitarnos, en estudiar y aprender lo necesario, aunque parezca algo fuera de sitio, solo pensemos cuánto nos cuesta emprender un negocio (en tiempo, en dinero, etc.) y en caso de que fracasemos, cuánto nos costará levantarnos de ese golpe y reiniciar un nuevo negocio.

Es razonable pensar que esto requiere de mayor inversión al inicio del negocio y es correcta esta apreciación, en este sentido las estadísticas, también muestran, que quienes hacen esta inversión inicial, tienen un 90% más probabilidades de éxito.

Cualquier proyecto deberá tener un tiempo perfectamente establecido, esto es, fecha de inicio y fecha de término, o en su caso, tiempo máximo de duración, lo que nos permitirá imponer un límite en el tiempo que dedicaremos a este y podremos analizar en su caso, las desviaciones que se puedan presentar y tomar las decisiones necesarias, ya sean preventivas o correctivas, y, en su caso, evaluar la conveniencia de seguir adelante con el proyecto o no.

También deberemos considerar al cliente, entendiendo como tal, hacia quien va dirigido el producto y/o el servicio, ya que este será parte fundamental en la definición de las características del proyecto y deberán acordarse con él, entre otras variables, el tiempo y el presupuesto destinado al proyecto.

La incertidumbre y el riesgo serán compañeros de aventura, como consecuencia del largo plazo en el que generalmente se desarrolla un proyecto de negocio, inclusive si fuera a corto plazo, estarán presentes estás condiciones, solo bastará que pensemos, si es que tenemos establecido adecuadamente en una agenda las actividades que pretendemos realizar en las siguientes semanas programándolo con anticipación y tomando en cuenta situaciones que nos pueden impedir el avance de nuestros planes como puede ser un problema de salud, el tráfico o algún imprevisto, que son cosas que no están al alcance de nuestro control o decisión y se deberán atender como prioridad.

Otras situaciones que pueden afectar el desarrollo o cumplimiento de nuestro proyecto, pueden ser el ambiente laboral, la situación política, aspectos sociales, legales o de producción, entre otros.

Los factores de éxito son el alcance, el costo y el programa; donde el primero será la cantidad total de trabajo que se deberá realizar, el costo será el dinero asignado de acuerdo al  presupuesto previamente realizado, y el programa, será la relación detallada de cada una de las actividades que se deberán hacer para alcanzar el objetivo propuesto.

Se puede delegar parte del trabajo asignando a un responsable directo, el cual a su vez integrará los equipos de trabajo en caso de ser necesario, determinando las  responsabilidades particulares por cada grupo de actividades. Como ejemplo podemos mencionar, el lanzamiento de un nuevo producto, en el caso de un negocio, o el plan de una fiesta de 15 años, y  evitar que al llegar la fecha del evento o del término del proyecto, alguno de los responsables no haya llevado a cabo su tarea adecuadamente, lo que nos complicaría tener que resolverlo de manera urgente con detrimento económico, de tiempo y de resultados. 

El programa de trabajo para tener mayor probabilidad de éxito, deberá ir acorde con el detalle de las actividades, establecerse en un diagrama de red, el cual se dará a conocer a todos los involucrados y que estos sepan interpretarlo adecuadamente, para “hablar un mismo idioma” y determinar en qué momento se deben iniciar estás actividades y cuánto tiempo se tiene para llevarlas a cabo, puede ser que algunas de estas, se puedan adelantar o retrasar, sin afectar el desarrollo del proyecto y evaluando el impacto en el costo que tendría esa decisión. El diagrama deberá mostrar cuáles son las tareas interdependientes y el orden necesario de las actividades.

Es necesario siempre considerar en relación al tiempo, tres posibilidades:
Tiempo Normal.- El considerado inicialmente y el esperado en circunstancias naturales.
Tiempo Óptimo.- El menor tiempo estimado
Tiempo Pésimo.- Aquel que se podría presentar si las cosas se salen de control.

Recordando el proceso administrativo, Planear y Controlar, serán claves en cualquier actividad de nuestra vida,  porque al estimar lo que vamos a hacer antes de llevarlo a cabo, nos permite visualizarlo, y al aplicar el control (comparando lo estimado contra lo real), nos dará bases suficientes para tomar las mejores decisiones. En consecuencia la Administración de Proyectos, se hace necesaria en nuestra vida privada y de negocios.

Como conclusión me permito añadir, que si no aprendemos a hacerlo de esta manera, nuestros negocios particulares, tales como empresas familiares seguirán con el miedo que genera la incertidumbre, del éxito a obtener.

Recordemos que “ No hay signo más claro de locura, que repetir lo mismo una y otra vez, esperando resultados diferentes” y que el “Pensar diferente, no es lo mismo que actuar diferente”.

En estas direcciones de páginas electrónicas, pueden encontrar información especializada sobre este tema:

http://www.pmimexico.org/
http://www.latam-tenstep.com/

Les mando un afectuoso saludo y estoy a sus órdenes para cualquier duda o solicitud al respecto.Les deseo éxito y salud

 
José Luis Arroyo Amador
arroyoajl@yahoo.com.mx
El Lic. José Luis Arroyo Amador es egresado de nuestro Taller. Es Contador Público del IPN, tiene un Diplomado en Defensa Fiscal y cuenta con la Maestría en Derecho Fiscal. Es Asesor financiero, fiscal y Contable Administrativo y Catedrático en diferentes Universidades a lo largo de su carrera. Como pueden ver, tiene la preparación necesaria para hablarnos sobre finanzas.
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