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¡Educación financiera para tu negocio!

Herramientas financieras
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Parte II

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Artículo de José Luis Arroyo Amador
...orientación sobre el manejo
de una contabilidad en un negocio pequeño. Aprende un poco sobre cómo puedes hacerlo mejor para llevar una mejor administración...
 

Teniendo en consideración que la Contabilidad es necesaria para el control y organización de nuestras propiedades y responsabilidades (compromisos financieros), es conveniente que registremos todas las operaciones de manera diaria, utilizando la técnica contable, la cual nos permitirá dejar huella de todo lo acontecido y que será consecuencia de las decisiones que hayamos tomado en relación a la utilización de nuestros recursos y nos servirá para después de su análisis, tomar nuevas decisiones, sobre bases ya conocidas.

Los documentos fuente (documentos originales) deberán ser conservados en orden cronológico y cuidando que cumplan con los requisitos fiscales de ley y por el tiempo que está misma establece (al menos cinco años), para lo cual deberemos archivarlos de manera organizada y cuidando que no se puedan dañar  o extraviar y formarán parte de la contabilidad, por lo que generalmente estarán integrados a las pólizas contables. En algunos casos, por la importancia de estos documentos deberán contar con archivos especiales.

Las pólizas contables son los documentos que se deben elaborar para el registro de la contabilidad con las características  que establece la normatividad.
El registro que será la base para la elaboración de los estados financieros, debe ser lo más accesible (facilidad) de elaborar  y comprender y, deberá necesariamente ser confiable, veraz, uniforme y realizado con oportunidad para que sea útil en la toma de decisiones, ya que sin esta característica, pierde su eficiencia.
Es importante mencionar que cuando más grande sea el negocio o más complicadas sean las operaciones que se realicen,  mayor será la necesidad de contratar a un Contador, ya que la complejidad de las regulaciones tanto legales, como fiscales e inclusive dentro de la normatividad contable, requerirán de conocimiento especializado.
La elaboración de la contabilidad puede darse en dos esquemas, puede ser, contar con gente contratada por la empresa que tenga a cargo el registro de la contabilidad, y contratar los servicios externos de asesores especializados en control interno, aspectos fiscales, etc; o bien contratar un Contador o un Despacho externo que lleve a cabo todas las tareas respectivas.

Entre otras actividades que debe realizar un Contador o el departamento de Contabilidad para que la empresa o persona física, cumpla con todas sus obligaciones legales, contables  y fiscales, se encuentran:

  1. Registro de la contabilidad (recabar información, ordenarla, revisar requisitos fiscales,  etc.)
  2. Elaboración de nóminas
  3. Control de Bancos (Conciliaciones Bancarias)
  4. Elaboración de Estados Financieros
  5. Determinación del pago de impuestos
  6. Elaboración de declaraciones de impuestos (informativas, mensuales, anuales, etc)
  7. Pago de los impuestos (Impuesto Sobre la Renta, Sobre Nóminas, IMSS, INFONAVIT, etc)
  8. Atender requerimientos de las diversas autoridades tanto locales como federales.

En relación a los sistemas de registro que podemos utilizar, también serán en relación al tamaño de la operación de nuestro negocio, ya que puede hacerse manualmente, si el número de operaciones son pocas, o bien utilizando sistemas automatizados, que pueden ser desde un esquema basado en Excel o bien algún sistema de los más comerciales como puede ser el COI o alguno similar, para empresas con un mayor número de operaciones o requerimientos específicos más complicados existen sistemas mucho más complejos que pueden integrar diversos controles, tales como Contabilidad, Inventarios, Nóminas, Presupuestos, Caja, Sucursales, etc.

Debemos asesorarnos adecuadamente antes de elegir cualquier sistema automatizado, puesto que dependerá de lo que nuestra empresa requiera, ya que el costo de su adquisición, no solo será, el costo de la licencia, si no que deberemos analizar :

  1. el costo de capacitación
  2. renovación de licencias
  3. número de usuarios
  4. actualizaciones
  5. personal necesario
  6. equipo necesario, etc.

Como podemos observar la Contabilidad es una herramienta muy útil, necesaria y obligatoria para todos nosotros si tenemos un negocio, pero también lo es para controlar nuestra vida cotidiana, sugiero que como un ejercicio para poder tener un mejor uso de nuestros recursos en esta época de inicio de año, tomemos como un buen hábito el llevar registro de nuestros ingresos, de nuestros gastos y hacer periódicamente (semanal o quincenalmente de acuerdo a nuestras necesidades) un análisis de lo que hemos hecho y en consecuencia decidir algunos ajustes, que nos permitan tomar mejores decisiones.

Nos costará un poco de trabajo el ORGANIZARNOS inicialmente, pero el premio que obtendremos es mucho más benéfico, y al lograr este primer paso, podremos dar otros que nos permitirán tener una mejor calidad de vida, al no estar teniendo todo en la memoria. También aprenderemos lo relacionado al como presupuestar (estimar) la utilización de nuestros recursos y la utilidad que tendrá asociándose con la contabilidad.

Quedo a sus órdenes  para cualquier comentario o sugerencia al respecto.Deseándoles éxito y salud

 
José Luis Arroyo Amador
arroyoajl@yahoo.com.mx
El Lic. José Luis Arroyo Amador es egresado de nuestro Taller. Es Contador Público del IPN, tiene un Diplomado en Defensa Fiscal y cuenta con la Maestría en Derecho Fiscal. Es Asesor financiero, fiscal y Contable Administrativo y Catedrático en diferentes Universidades a lo largo de su carrera. Como pueden ver, tiene la preparación necesaria para hablarnos sobre finanzas.
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