OrganízateYa!
Organiza tu vida para vivir mejor



Maca te enseña a organizar tu agenda y tu dinero
Guía para un mejor manejo
de tu buzón, y la comunicación con los demás

Por Maca Hernández

Actualizado al 8 de septiembre de 2017
 

En OrganízateYa!
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Nos dedicamos a enseñarte y ayudarte a que saques el mejor partido de tu tiempo y lo mejor de tí mismo, para que logres tus metas y vivas mejor.
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Por favor no respondas con este mensaje, no nos llegará,
si deseas escribirnos utiliza este: correo@organizateya.com

 
Gracias por enviarnos tu mensaje requiriendo este sencillo
sistema para organizar tu buzón y para que mejores la manera
en la que te comunicas con los demás por medio de tus
mensajes, esperamos que te sea de utilidad, lo puedes
compartir con tus amistades y escríbenos tus comentarios o
dudas, será un placer atenderte.
-O-
Guía para manejar mejor tu buzón y la comunicación con los demás...
Esta es una sencilla pero eficiente guía para lleves un mejor
control de tus mensajes, tus contactos y tu buzón en general,
así como aprender una manera más profesional de enviar tus
mensajes y los "forwards". Esperamos que te sirva y que
apliques lo que aprendas, cualquier duda respecto a este tema,
encontrarás al final un link que te facilitará el que nos envies un
mensaje.
-O-
La importancia de comunicarnos bien...

Si te comportas  de cierta manera y con determinados patrones
en tu comunicación con los demás, el mensaje que estás
enviando es “así está bien, y tu puedes hacer esto también”.  
Si eres cortante en tus mensajes, insensible o totalmente
despersonalizado, eso es lo que recibirás también como
respuesta.

El correo electrónico es un medio excelente de comunicarnos,
es muy probable que se pueda profundizar más una
comunicación por medio de un escrito que hablando
personalmente, porque tenemos más tiempo para pensar lo
que queremos expresar y podemos darnos el lujo de revisarlo
antes de enviarlo para estar seguros de que le estamos
comunicando lo que deseamos a esa persona.

Yo sé que el tiempo es importante, me dedico a enseñar
precisamente eso, cómo hacer más cosas en menos tiempo,
pero eso no quiere decir que cuando yo escribo un mensaje o
respondo uno a alguien, sea yo breve al grado de verme
insensible, y todo por ahorrar tiempo. Yo siempre trato de
ocupar mi tiempo de la mejor manera posible y creo
firmemente, que el tiempo que ocupas en enviar un mensaje
personalizado a un amigo o familiar es un tiempo bien
empleado, sobre todo para las personas que más nos importan,
y no digamos si se trata de un mensaje de trabajo, más vale
que tus mensajes se vean profesionales.

No seas exageradamente breve en tus correos electrónicos
tratando de ahorrar tiempo, porque eso es agresivo. Si recibes
un mensaje en tu bandeja de entrada que contenga un título
que sea de un significado especial para el que te lo envía,
sería muy rudo responder de una manera breve y cortante por
hacerlo rápidamente. No quiere decir que tengas que escribir
un libro respondiendo al mensaje de esta persona, pero sí un
par de frases que le aseguren que leíste el mensaje y que
estás con él.

Aprendamos a utilizar bien nuestro programa de correos y a
comunicarnos mejor con las personas. Un mensaje bien
contestado dice mucho de una persona. Cuando respondes un
“Hola Juan, te agradezco el envío de la información, la revisaré
y me comunico después contigo. Un saludo. Arturo” e incluir
tu firma, en lugar de responder con un “gracias, te escribo”. Yo
recibo cantidad de correos en los cuales las personas no firman
y su dirección de correo es algo como “lunaazul@hotmail”,
¿qué nombre utilizas para responderle?

Un correo electrónico es como una carta, en la que debe haber
un “hola María”, un mensaje, tu nombre y una firma, lo que
implica tu nombre completo con teléfonos y dirección, porque
así tu mensaje llegará mejor a su destino sin ser tratado como
SPAM. Cuando lleva tus datos, el mensaje se toma como un
correo seguro.

-O-
Los afamados "Forward"

Actualmente nos hemos acostumbrado a enviar mensajes
masivos en lugar de personalizados. Con la idea de ahorrar
tiempo, estamos terminando poco a poco con la comunicación
con los demás, porque no sentimos el mensaje enviado
exclusivamente a nosotros, sino que estamos metidos en una
lista enorme de “contactos” y terminas por pensar que ya no
eres un “amigo” o “familiar”, sino un “contacto”.

No es tanto el tiempo que te lleva el personalizar un mensaje y
enviarlo a las personas que te importan. Cuando te llegue un
"forward” que te parezca interesante para compartir, edítalo y
personalízalo, de esa manera todos tus “contactos” se sentirán
mejor con tu mensaje.

Es importante que comprendamos que también estamos
facilitando los mensajes SPAM, al incluir en nuestros envíos
todos los correos no sólo de nuestros contactos, sino de todos
los contactos que ya venían incluidos. No hagas eso y
reduciremos en mucho los mensajes problema en nuestro
buzón

¿Cómo puedes hacerlo?

Haz clic en “forward” o “reenviar” en el mensaje que deseas
compartir, escribe el correo de la persona 1 y modifica el título
quitando la palabra “forward” o “Re:”. Modifica el título, borra en
el cuerpo del mensaje los datos del correo y titulo del que te lo
envió, personalízalo con un “Hola Patricia”, por ejemplo, y
modifica el texto introductorio del forward incluyendo un
comentario tuyo y firmando tu mensaje. Borra todos los mails
de la lista enorme de personas que ha reenviado el mensaje,
para que se vea que se lo estás enviando especialmente a esta
persona. Revísalo cuidadosamente y si todo está correcto,
envíalo.

Después para enviarlo a otros contactos, ve a la charola de
“enviados”, elige el mensaje que acabas de enviar y haz clic en
“forward” o “reenviar”, esta vez sólo cambiarás el correo
electrónico, modificas el título quitando FW o RE, y en el
cuerpo del mensaje borras los datos del envío anterior, cambias
el nombre de la persona, si dice “Hola Patricia”, borras Patricia
y escribes el nuevo,todo lo demás se queda igual, ya tienes el
mensaje y ya tienes la firma.

Otra forma es abrir el mensaje que acabas de enviar a “Patricia”
y copiar todo el texto incluida la firma, vas a tus contactos y
palomeas la segunda persona a la que se lo deseas enviar y
haces clic en “escribir mensaje”, cuando se abra la ventana, ya
vendrá escrito automáticamente el correo del contacto, tu
escribes el titulo de tu mensaje, el mismo que escribiste para
“Patricia”, y en el cuerpo del mensaje haces clic derecho y
eliges “pegar, modificas el nombre y haces clic en “enviar”.

Es cierto que esto te llevará más tiempo que tan sólo hacer clic
en “reenviar” y enviarlo a “todos tus contactos” de un solo tirón,
tal y como te llegó. Creo que debemos tratar de acercarnos un
poco más a las personas y el correo es un medio excelente.
Cuando un contacto tuyo reciba un correo personalizado, no
sabrá que todos los que enviaste son iguales, así que se sentirá
bien de que le enviaste algo especialmente para él o ella. ¿No
te gustaría recibir mensajes así y no un insensible “forward” en
donde aparezcas incluido como correo en medio de un montón
de correos?

También puedes recibir un mensaje que desees compartir de
forma masiva a todos tus contactos, pero aún así, puedes
personalizarlo. Haces clic en “reenviar”, escribes todos tus
contactos, personalizas el título escribiendo algo como
“Amigos, les envio esto que me pareció estupendo” y dentro del
cuerpo del mensaje borras todo rastro de otros correos o
mensajes, para que solo quede el tuyo y donde expreses tu
opinión sobre lo que está enviando. Aún dentro del envío
masivo,  esto se ve y se siente mejor, que cuando lo haces
masivo dentro de otros 3 ó 4 masivos que ya venían incluidos.

Otra cosa que sucede con los “forwards” es que las personas
palomean a todos sus contactos, sin revisar si existe alguno al
cual no debían de enviarle dicho mensaje. Nada nos cuesta
revisar y quitar la paloma a los correos que no deseas enviarles
el mensaje como proveedores o listas de boletines de sitios
web, que seguramente no revisarán tu correo porque
generalmente son correos para “enviar noticias” no para recibir”
y a lo mejor recibes automáticamente una respuesta generada
por el sitio.

También puede haber ocasiones, según el mensaje que quieras
enviar, en las que a lo mejor no sería prudente para alguno de
tus contactos por alguna razón, en cuyo caso no lo incluyes en
tu lista de envío. También puede suceder que al revisar la lista
de contactos decidas enviarlo especialmente y de manera
individual para alguno o algunos de ellos. Incluso sería
sensacional contar con un comentario personal del programita
que estás enviando, escribe lo que piensas tratando de
provocar una respuesta de los destinatarios, eso es
comunicarse.

Tienes también la opción de guardar el programita que te
envíen en tu computadora y después incluirlo en tu mensaje
directamente de la carpeta donde lo tengas guardado. Crea una
carpeta que se titule Mis Archivos Web o algo parecido, y
guarda en ella los programitas que recibes que te gustaría
conservar. Con el mensaje abierto, haz clic en el archivo
adjunto y en lugar de elegir “abrir”, eliges “guardar”. Le puedes
cambiar el título a la hora de guardarlo, porque a veces no dice
bien lo que es y eso te servirá de referencia para recordar de lo
que se trata. Después lo podrás incluir como archivo adjunto en
un mensaje para compartirlo con otros.

-O-
Un mensaje de texto para compartir...

También recibimos en nuestro buzón mensajes de texto para
compartir que vienen con cientos de correos y textos de todas
las ocasiones en que el mensaje ha sido reenviado. Haz lo
mismo que te mencioné anteriormente, limpiando y depurando
el mensaje después de hacer clic en “reenviar”. Quita los
correos y mensajes, deja solamente el texto que deseas
compartir y antes de él escribe tu comentario y saludo.

Modifica también el título y así parecerá que fue un mensaje
creado especialmente para la persona. Puedes incluso copiar
el texto que te interese de ese mensaje, abrir el programa de
Word y pegarlo. Lo puedes modificar diseñando la fuente y la
hoja para que quede agradable, y lo guardas con el nombre
correspondiente en tu carpeta de “Mis Archivos Web”. Podrás
después enviarlo a las personas que desees buscándolo en
esta carpeta para adjuntarlo en tu mensaje.

-O-
Para guardar y enviar las imágenes que recibes ...

También nos envían imágenes que en ocasiones queremos
conservar. Con el mensaje abierto, haz clic en el archivo
adjunto y elige “guardar”, elige Mis Documentos y dentro elige
Mis Imágenes. En caso de que desees compartir la imagen,
haces lo mismo que te recomendé en el punto anterior. Cuida
que las imágenes que vayas a compartir no sean muy grandes
porque tardará el envío y para la persona que lo reciba le
tardará el bajarlo a su buzón. La prueba es que si ves que
tarda mucho tu programa en enviarlo, ese mismo tardará la otra
persona en recibirlo. Modifica entonces la imagen para hacerla
más pequeña y poderla enviar más rápidamente.

-O-
Organiza tus contactos y mensajes...

Puedes configurar tu lista de contactos en categorías y así
separar los amigos, los familiares, contactos de trabajo, correos
de noticias que recibes, etc., y así será más fácil elegir a qué
grupo de personas les enviarás tu mensaje.

Crea carpetas tituladas de manera que puedas guardar tus
mensajes por temas, personas o categorías. Cuando vayas
recibiendo la información, la podrás ir acomodando en la
carpeta que le corresponde, varía la forma según el programa
de correo que tengas, pero generalmente funciona un clic
derecho sobre el mensaje cerrado y elegir “mover a carpeta” y
eligiendo entonces la carpeta en la que deseas guardarlo.

Si tienes personas importantes para ti como podría ser la
pareja, algún familiar o algún compañero de trabajo con el cual
te comunicas, puedes personalizar la carpeta y después
configurar el correo para que cuando llegue te lo coloque
directamente en esa carpeta específica. Así sabrás
inmediatamente si estas personas te escribieron, sin necesidad
de recorrer todos los mensajes que hayas recibido.

-O-
Revisa seguido tu bandeja de entrada...

Para que realmente te sirva la información que recibes, es
necesario que revises de ser posible, diariamente tu bandeja de
entrada, para que puedas atender los mensajes que hayas
recibido que así lo requieran. Si entras a tu correo cada mes,
te vas a perder de avisos con una fecha específica, alguna
oferta, alguna invitación, de lo cual te enterarás tarde. La idea
del correo electrónico es justamente mantener una
comunicación constante e inmediata. Su ventaja es que lo
puedes atender a la hora que más te convenga o incluso en dos
o tres ocasiones a lo largo del día dependiendo de la
necesidad. Primero revisa los remitentes y los títulos de los
mensajes para que evalúes si alguno requiere de atención
inmediata. Responde el que tengas que responder o atiende el
que haya que atender, elimina el que ya no desees conservar,
y deja el resto pendiente para cuando tengas un momento más
relajado y tranquilo para revisarlos. Esto te quita mucha presión
y angustia de que tengas demasiados que revisar, te irás
quitando de en medio los que puedas resolver, dejando
solamente los que puedan ser interesantes para revisarlos
más tarde con calma.

-O-
Si compartes la computadora...

En el caso de que el equipo tanto si es en oficina como en casa,
se comparta con otras personas, la recomendación es que
configuren la computadora para los diferentes usuarios y de esa
manera podrán tener cada uno su privacidad. Porque para
entrar al espacio de cada usuario se requerirá de una clave que
solo la persona conocerá y así podrás tener tus archivos y
programas con toda la confianza y tranquilidad de que los
demás no los verán. Si no lo puedes hacer tú, puedes contratar
a una persona para que te haga lo configuración necesaria para
tener los diferentes usuarios según sean los que utilicen la computadora.

Si es una PC familiar, organícense también con los horarios
para utilizarla y que todos puedan ser más productivos en el
tiempo que la ocupen. Dependiendo de los horarios de cada
uno, será el uso, si el niño o joven la requiere al volver de la
escuela, sus horarios pueden ser por la tarde entre las 4 y las
7, la mamá entre las 7 y las 9 y el papá después de las 9.
Todo depende de los horarios que cada uno tenga, reúnanse
para decidir juntos los momentos que podrán utilizarla cada
uno, y hagan un calendario semanal definiendo los horarios
con diferentes colores.

Si tienen ocasiones en las cuales requieran el equipoo en el
horario que no les corresponde, pueden hacer una negociación
para intercambiar el horario con otro miembro o compañero.
Revisa este articulo...

-O-
Si no tienes computadora...

Si estás por comprarla, o en el proceso de ahorrar para ello, o si
tienes problemas con la que tienes, siempre existe la posibilidad
de ir a un café de Internet, para entrar directamente a tu correo,
revisar lo que hayas recibido, responder, imprimir, eliminar y
dejarlo listo para una siguiente ocasión.

Puedes organizar tu día de manera que te detengas en
cualquier café de Internet que te quede por el camino, para
revisar tus mensajes, no es tan caro y no te lleva tanto tiempo,
porque elegirás el café que encuentres de paso por tu camino,
y la ventaja es que ellos tienen impresora para que imprimas la
información que requieras.

-O-
No lo guardes todo ...
No tiene caso que guardes absolutamente todo lo que recibas
porque llegará un momento en que alcances el límite de
capacidad de tu programa, en ciertos casos. Así que mi consejo
es que si es algo sin importancia lo elimines para que
mantengas orden y limpieza en lo que tienes.
-O-
El respaldo de tu información...

Si para ti es importante la información que tienes en tu
programa del correo electrónico, revisa cómo puedes hacer el
respaldo de lo que tienes para que en caso de que el equipo
tenga problemas tu tengas asegurados los datos. Si estás
trabajando en el Microsoft Outlook de tu computadora, este
tiene un límite en cuanto a la cantidad de información que
puede guardar, así que de vez en cuando haz el respaldo de la
información, revisa el programa de ayuda de Outlook, y cuando
veas que estas llegando a su límite, ve pensando en cómo
archivarlos en el equipo, fuera de dicho programa.

Esto se puede hacer de la siguiente manera. Para guardar un
correo en el equipo, con el mensaje cerrado, haz un clic sobre
él y ve a “Archivo” haz clic en él, elige “guardar como” y cuando
se abra la ventana, escribes el nombre del mensaje como
deseas guardarlo y eliges la ubicación, por ejemplo “Mis
Documentos”. Si previamente has creado ya la carpeta con el
titulo correspondiente, eliges esta carpeta para guardarlo
directamente en ella. Una vez hecho esto, puedes borrar el
mensaje en el programa liberando así el espacio sin perder la
información.

-O-
Para la búsqueda de mensajes...

Si deseas encontrar un determinado mensaje y te sabes el
correo de la persona que te lo envió, creo que todos los
programas tienen una liga que te permite buscarlo escribiendo
el correo completo, toma en cuenta que lo tienes que escribir
correctamente porque lo que el programa hace es buscar uno
igual, y si te falla una sola letra, ya no es igual.

Otra manera de facilitarte la búsqueda en caso de que no
recuerdes el correo del cual te enviaron el mensaje que deseas
encontrar, es crear carpetas por fechas dentro de la carpeta de
mensajes recibidos y dentro de la carpeta de mensajes
enviados. La carpetapuede ser por años y dentro de ella por
meses si así lo requieres, así la búsqueda será mucho más
rápida, porque solo tendrás que revisar los mensajes que
contenga una carpeta y no todos los que recibiste.

-O-
El mensaje automático de respuesta...

Todos los programas tienen configurada esta posibilidad de
enviar un mensaje automático de respuesta cuando recibes un
correo, para que el remitente reciba un aviso de que lo que te
envió, te llegó. Configura tu respuesta automática con una frase
amable agradeciendo el mensaje que te enviaron y que lo
revisarás en cuanto te sea posible, escribe tu nombre y tu firma
y ya estás listo. Aunque no estés en tu computadora, el
programa enviará automáticamente el aviso de que el mensaje
llegó al buzón adecuado.

Si vas a salir de vacaciones o por alguna razón no podrás
revisar
tus correos en determinados días, ten la precaución de
configurar tu mensaje automático de respuesta para que las
personas que te escriban sepan que no obtendrán una
respuesta hasta la fecha que les indiques. De esta manera
cuando sea algo que requiera tu atención, la persona que te
lo envió, sabrá que no podrás hacerlo y podrá tomar otras
decisiones al respecto en lugar de esperar sin saber qué
sucede.

El mensaje automático de respuesta es muy útil porque no deja
con la duda de si lo habrás recibido a la persona que te lo
envía. Aunque si tú eres de los que trabajas en la computadora
y tienes oportunidad de revisar prácticamente de inmediato tus
mensajes, puedes no desear utilizar esta opción en automático,
pero sí responder como si fuera un mensaje en automático,
cuando así te convenga, como en el caso de que algo requiera
de un cierto tiempo con el que no cuentas y decidas hacerlo
más tarde, envías un mensaje “tipo” respuesta automática y con
eso la persona sabrá que lo recibiste y esperará entonces tu
respuesta más tarde o al día siguiente.

-O-
Mantener el mismo correo siempre...

Esto es algo importante que puede hablar bien de ti, de tu
profesionalismo, de tu constancia y responsabilidad con tu
imagen personal. Hay muchas personas que por no atender con
cierta regularidad su buzón, pierden el correo y tienen que
volverse a registrar, con la consecuente pérdida de los lugares
a los que te hayas inscrito con ese correo, la pérdida de tiempo
para avisarles a tus contactos del cambio, y la pérdida de
algunos a los cuales les hayas dado tu correo anterior y no
tengas manera de encontrarlos para avisarles.

Cuando atiendes y mantienes tu mismo correo por años, tiene
muchas ventajas. Siempre podrás comunicarte con tus
contactos, siempre recibirás las noticias que hayas pedido de
algunos lugares de internet, no perderás información, y esa
constancia de tener siempre la misma dirección de correo
electrónico hablará bien de tí con todos tus conocidos, e
incluso a nivel de trabajo. Al cambiar a cada rato de correo
pierdes contactos, pierdes información, ocupas más tiempo en
vover a registrar a tus amistades en el nuevo correo y pierdes
credibilidad. Toma en cuenta eso cuando pospongas la revisión
de tu buzón un día tras otro.

Si poco a poco todos vamos modificando esta manera de
comunicarnos, mejoraremos y contagiaremos a otros a que lo
hagan también. Envía mensajes que provoquen reacciones y
respuestas, para que la persona que lo reciba, se sienta atraído
a responderte y a expresar una opinión, pensamiento o
sentimiento. En lugar del “qué estás haciendo” tan vacío y tan
general, que tal un “me encantaría saber tu opinión”.
Provoquemos el diálogo y aprendamos más sobre los demás y
sobre nosotros mismos.

Espero que esta información te sirva y te recomiendo
ampliamente que la practiques para que mejores el manejo de
tus mensajes y de la comunicación con los demás. Escríbenos
si tienes cualquier duda, estamos para apoyarte.

-O-
Llévate la lista de tips del mes...
Ya está la lista de tips de este mes. No te la pierdas. Contiene
consejos de organización y de cómo hacer las cosas más
rápido y mejor, que te pueden servir. Y recuerda que tienes
acceso también a listas de meses anteriores, puedes coleccionarlas. Ve a esta página:
Tips del mes de septiembre
-O-
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