Debemos
estar conscientes de las diferentes maneras en que podemos estar
minando nuestro tiempo. Así como existen maneras de realizar
las cosas, también las hay para asegurarse de que su realización
no se llevará a cabo.
Un hombre que trabaja mucho puede estar realizando muchas cosas,
o puede estar perdiendo completamente su tiempo. La diferencia
no resulta aparente para el observador casual. Una persona puede
ser muy activa y sin embargo perder su tiempo de las siguientes
maneras:
No
hacer nada
Esta afirmación de “no hacer nada” no es tan
ridícula como suena. La mayor parte de la gente se pasa
la vida sin hacer nada, cuando menos de acuerdo con una definición.
Esa definición afirma que el solo hecho de retener un empleo
y hacer lo que se espera de uno en una forma rutinaria, no tiene
ningún valor, cuando menos por lo que respecta al desarrollo
del crecimiento de la organización. Esto es únicamente
una función necesaria, algo así como lo es la respiración
para el animal.
Una pregunta
que te puede ayudar a observar cómo es que utilizas tu
tiempo es ¿Qué es lo que has logrado hasta este
momento en tu vida?
¿Simplemente tuviste un empleo? Casi todo el mundo hizo
eso mismo; como ya dijimos, eso constituye algo semejante a la
respiración.
Muchas veces
la posición por sí misma basta para hacer a una
persona idónea para aparecer en las listas. Pero no es
ningún secreto que muchas posiciones de gran importancia
se obtienen sin alcanzar ningún logro notable, sino más
bien por tener la buena suerte de encontrarse en el sitio correcto
en el momento propicio, mediante un matrimonio adecuado, por la
prestación de un servicio prolongado y leal, por tener
aptitud política, por el hecho de que el precio era el
correcto o de que no había otra persona mejor disponible
en ese momento. Esto no significa que estos métodos estén
completamente equivocados. Pero tampoco indican que la persona
favorecida haya logrado algo.
Tanto los
animales como los seres humanos son afectos a engañarse
a sí mismos. Si no nos agrada una cosa, como por ejemplo
un problema difícil que debemos enfrentar, simulamos que
no existe con la esperanza de que desaparezca. Sin duda alguna,
esta es una de las causas que motivan la falta de acción.
Y no solamente fracasamos en la resolución del problema
de que se trate, sino que también afectamos el resto de
nuestro trabajo imponiéndonos la carga de una culpa inconsciente
o inclusive a veces consciente.
Por el contrario,
el tratar de hacer todo, el intentar complacer a toda la gente,
algunas veces alcanza los mismos resultados que se obtienen cuando
no se hace nada. El efectuar trabajo repetitivo puede se productivo
pero no creativo; no desarrolla ni al individuo ni a la empresa.
Realizar la actividad equivocada
¡Es tan frecuente cometer el error de confundir la actividad
con realización!
Algunas personas atraviesan por una actividad frenética
con la mejor de las intenciones. Otros sienten que esto provoca
una buena impresión, la cual (piensan ellos) constituye
la esencia de la que están compuestos los ascensos y los
aumentos de sueldo.
Probablemente
les pueda parecer que el hecho de correr en todas direcciones
sea preferible a permanecer puramente pasivo, pero es una lástima
que se malgaste tan infructuosamente un porcentaje tan elevado
de tiempo. Estas son las personas que se apresuran a dar soluciones
a problemas que todavía requieren de una definición,
y sus soluciones se convierten a su vez en algunos casos, en problemas.
Se desperdician grandes cantidades de energía resolviendo
problemas que no necesitan solución o que ya han sido resueltos.
Por un lado
se encuentran aquellas personas que poseen menos energía
y desempeñan las actividades equivocadas. Son las personas
que dedicarán un año a trabajar sobre un problema
que ya ha sido resuelto, y notificado públicamente, por
otra persona. Se les puede encontrar estudiando los efectos de
los problemas en lugar de haber dedicado el mismo tiempo a la
investigación de las causas.
Desafortunadamente,
hay algunas personas que se dan cuenta de que no pueden realizar
algo grande ¡pero tratan de compensar esto haciendo algo
pequeño con mucho alarde!
No confundamos
realizar las cosas con llegar muy cerca de esa realización.
La persona que es capaz de volverse más productiva no es
aquella que siempre tiene que apresurarse para alcanzar su avión
o que siempre llega tarde a una junta. Muchas veces sucede todo
lo contrario: su tiempo está lo suficientemente bien organizado
para permitirle evitar presiones de esa naturaleza.
Desempeñar
la actividad correcta en forma equivocada
El primer paso del “método científico”,
ese sistema que tanta gente utiliza para tomar decisiones sin
darse cuenta de su nombre formal o de su origen, es la señalación
precisa del problema. Aquellas personas que se obligan a sí
mismas a tomar ese primer paso, con frecuencia encuentran que
el problema se resuelve en el proceso de definirlo.
Pues bien,
supongamos que estamos trabajando con los problemas correctos
y que éstos han sido definidos apropiadamente. Existen
muchas maneras en las que se puede llevar al cabo un intento erróneo
en la solución de un problema y aquí tenemos unos
cuantos que vale la pena considerar en este momento:
1. Pretender
solucionar el problema antes de reunir todos los datos necesarios.
2. Omitir la referencia al objetivo fundamental de la organización.
3. Trabajar sin asignar prioridad; otras cosas pueden requerir
de atención inmediata.
4. Dedicar demasiado tiempo, tal vez por tratarse de un asunto
agradable.
5. Trabajar personalmente en el problema cuando podría
delegarse a un subordinado.
6. Permitirse una complicación emocional en el problema
para controlar el resultado.
Duplicación
Podemos caer en la trampa que representa la duplicación.
¿Hay alguna otra persona en la organización que
ya esté trabajando sobre el mismo problema? ¿Fue
resuelto con anterioridad en alguna otra rama de la empresa? ¿Ha
habido cuerpos de investigación, tales como el gobierno
o alguna universidad, que hayan resuelto el problema o cuando
menos efectuado estudios que sería absurdo duplicar y que
se encuentran disponibles con sólo solicitarlos? ¿Ha
sido resuelto el problema en algún otro país, haciendo
posible disponer de la solución para traducirla? Tal vez
la idea debiera recibir una prueba en alguna parte, o esté
siendo examinada antes de emprender un análisis detallado.
Mucha gente se precipita a realizar un trabajo complicado sin
tomarse el tiempo de buscar siquiera los materiales fundamentales
de referencia.
Existen organizaciones
de servicios que pueden proporcionarle literatura o abstractos,
inclusive a nivel mundial, sobre prácticamente cualquier
tema que necesites, además de que actualmente contamos
con el maravilloso mundo de Internet para averiguar prácticamente
cualquier cosa.
El
exceso de detalles
Este punto, en el polo opuesto, es extremadamente común,
particularmente cuando se trata de cifras. Una buena regla, generalmente,
consiste en que nada debe detallarse más de lo que uno
está dispuesto a considerar acerca de un asunto del cual
se sabe lo mínimo. Como un ejemplo, podemos pensar en dos
métodos de cálculo de costo para un nuevo producto,
uno con detalles precisos pero excesivos de poner hasta centésimas
y milésimas de centavos y el otro con cantidades redondeadas
en centavos. Los datos excesivos no sólo desperdician el
tiempo de la persona que los prepara, sino también el de
la que los emplea.
Naturalmente,
pormenorizar demasiado puede expresarse más fácilmente
en palabras que en números. No es realmente necesario citar
un ejemplo en esto (¡tal vez haya algunos de ellos sobre
su escritorio en este momento!).
Cada artículo
que llama la atención tiene un valor en tiempo. Tu tratas
de tasar ese valor y dar a un tema una cantidad de tiempo relativa
a la ganancia potencial que puede brindarte. El detalle, por consiguiente,
puede ser controlado por medio del tiempo que asignes a un problema.
Si, por ejemplo,
resultara de alguna ayuda para tí averiguar cómo
se ha excedido el tiempo extra, solicita analizar los totales
de cada departamento correspondientes al mes anterior, en lugar
de hacerlo con un reporte diario de cada empleado.
Dejar
las cosas inconclusas
Debido a razones sicológicas basadas en la falta de seguridad,
para muchas personas es difícil decidirse a terminar los
proyectos. La práctica de dejar las cosas inconclusas es
generalmente el resultado de un deseo de terminar de una buena
vez con un problema laborioso o desagradable para así poder
continuar con otras cosas mucho más placenteras y reconfortantes.
El resultado de esto consiste en que nos detenemos prematuramente
y podemos considerar que un problema está resuelto, habiendo
evaluado algunas, pero no todas las alternativas.
La falta de
perspectiva absoluta puede manifestarse también de otra
manera, cuando nos aferramos a los trabajos que se nos asignan
como si fueran símbolos de la seguridad de nuestro empleo.
Posiblemente tengamos el temor de que, cuando el encargo esté
concluido, no habrá más trabajo que hacer para nosotros
y seremos despedidos, o que el encargo comprobará que somos
incompetentes, trayendo consigo el mismo resultado desafortunado.
Pero visto desde un ángulo positivo, desde luego, deberíamos
querer terminar para aumentar un sólido tablón más
en la plataforma de éxito sobre la cual nos proponemos
pararnos.
Inexactitud
Abordar el trabajo asumiendo una actitud descuidada puede llevar
a resultados mucho más lamentables de los que se obtienen
no haciendo nada; esto alienta la acción equivocada más
que la simple falta de acción. No existe absolutamente
ningún conflicto entre realizar las cosas y ser exacto;
después de todo, ¡si una cosa no es correcta, no
está realmente hecha! La exactitud tampoco significa pormenorizar
en exceso, significa proporcionar detalles suficientes.
La exactitud
constituye una habilidad. Algunas personas piensan que la época
del artesano ya pasó y en verdad ya ha pasado para casi
toda la gente. ¡Pero aquella persona que va a realizar las
cosas será un artesano!
La acción
efectuada en base a un reporte inexacto puede ocasionar una pérdida
mucho mayor que la falta absoluta de información. Cuando
existe una reconocida falta de información, cuando menos
la acción efectuada será moderada y el desarrollo
del artículo se observará muy cuidadosamente con
objeto de que se pueda llevar al cabo la acción correctiva
lo más pronto posible. Pero cuando se toma una decisión
basada en datos imprecisos garantizados por una persona de confianza,
entonces se corren mayores riesgos durante períodos más
prolongados, de manera que el costo puede resultar muchísimo
más elevado.
En tus estudios
y reportes, indica tus apreciaciones sobre la naturaleza de cualquier
error incorporado y la magnitud de sus posibles efectos. El grado
de exactitud que pueden permitirse tu y tu empresa, naturalmente,
estará determinado por el tiempo que emplees en el asunto,
lo cual a su vez constituye una función de tu potencial
económico total.
¡Aprende
a evitar estas maneras de desperdiciar el tiempo!
Aprende a organizar tu tiempo, actividades y pendientes para que
logres tus metas y alcances el éxito en todas las áreas
de tu vida, toma nuestro taller "Organízate
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los datos están más abajo.
Maca
Maca
Hernández
OrganízateYa!
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