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¡Aprende a organizar hogar y trabajo!
Cómo organizarte cuando tienes
la oficina en casa...


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Aunque estés en casa, debes respetar tus horarios, tu área de trabajo, tus clientes y proveedores igual que lo hace una empresa responsable

Cuando decidimos trabajar en casa hay ciertas reglas que hay que tener en consideración con el objeto de mantenernos organizados y enfocados en nuestras actividades de trabajo, porque es muy fácil distraerse cuando trabajas en el hogar.

Toda la familia debe cooperar
Para empezar, la pareja y la familia deben estar también conscientes de estas reglas para que todos las cumplan y se pueda tener éxito con el proyecto. Todos deben cooperar, ser responsables y estar enterados de la situación para poder ayudar en el caso de que se requiera. Decidan una forma profesional de responder el teléfono y apréndanla todos para que cualquiera que responda de la impresión de una oficina no de una casa. Si un cliente viene al que le toque en ese momento atenderlo deberá hacerlo lo más profesionalmente posible, si le das una buena impresión y un buen servicio a los clientes, tomarán más en serio tu trabajo y te recomendarán con sus amistades

Establecer horarios y respetarlos
Es necesario establecer los horarios de trabajo y de descanso para separar las actividades y atender todas las áreas en el momento que corresponde a cada una. Debes levantarte temprano, arreglarte, desayunar y estar listo para empezar a las 9 de la mañana o la hora que tengas decidido, y todos los días llevarás esa misma rutina, igual que si tuvieras que presentarte en una empresa a laborar. Adquirir este hábito es muy importante para contar con las horas que tu trabajo necesita para ser atendido. También es muy importante tu presentación, no porque vayas a quedarte en casa te vas a vestir con pants y tenis. Piensa en grande, vístete bien aunque no tengas pensado salir porque de esa manera atraerás más movimiento a tu negocio ya que tu cerebro recibirá el mensaje de “voy a atender a mis clientes”. Y también estarás listo para ir a atender cualquier situación si es necesario.

Decide en que horario te vas a detener para la hora de la comida y cuánto tiempo vas a tomar, para lo cual debes también lograr el hábito de respetarlo. Si decides tomar dos horas, aprovecha para comer, platicar con tu familia, compartir con los hijos y a la hora fijada vuelve al trabajo. Durante ese lapso no contesten el teléfono y apaga el celular, para que tengas un momento de privacía, deja que la grabadora o el buzón tomen el recado y tu te reportas después.

Aunque tengas poco trabajo continua respetando tu horario y utiliza los momentos libres para desarrollar nuevas ideas de hacer funcionar mejor el negocio o de atraer clientes. Tu mente debe estar ocupada en este proyecto mientras sea tu horario, para que ella te encamine hacia el logro de lo que deseas.

Igualmente decide tu hora de salida, termina tu trabajo, archiva, recoge y “cierra el negocio”. Utiliza el tiempo restante del día para compartir con la familia y para proyectos personales o familiares.

¿El que trabaja en casa es el marido?
Si es el marido el que trabaja en casa, la pareja debe de cuidar la presentación del hogar en caso de que los clientes los visiten. Es importante mantener limpio y en orden las áreas por las cuales tengan que pasar. Los clientes deben recibir una impresión más profesional que familiar para que se sientan confiados de que es una empresa responsable.

Es necesario también cuidar el manejo del teléfono para que los clientes o proveedores reciban la impresión de una empresa y no de un hogar, evitar interrumpir a la pareja en su horario de trabajo, a menos que sea importante, y organizarse como si no estuviera él en casa evitando también ruidos que lo distraigan o que hagan sentir al cliente incómodo. Si queremos que su negocio y su trabajo rindan es necesario darle ese espacio y apoyarlo en todo lo que sea posible.

Mantén tu lugar de trabajo y tus archivos organizados y al día para que puedas encontrar un documento o lo que requieras en pocos segundos.

¿Es ella la que trabaja en casa?
Si es el ama de casa la que trabaja en el hogar es necesario que ella se organice muy bien con las labores del hogar para lograr enfocarse en el horario que mejor le convenga en su trabajo y cumplir con sus metas. Igualmente deberá ser muy estricta con sus horarios aunque tendrá que organizarlos acomodando en medio las actividades del hogar y la familia. Es necesario compaginar pero siempre dándole prioridad al trabajo. Organiza las labores del hogar entre los días de la semana, decidiendo incluso la hora en que realizarás cada tarea y libera el horario en el que los niños están en la escuela para dedicarlo por entero a tu trabajo. Es el mejor momento porque no tendrás distracciones y podrás enfocarte de lleno, así que organiza tus actividades de cada día en los días de trabajo, para que puedas dedicarte a tu trabajo en esas horas.

Siempre que te puedas organizar con amigas para que lleven o recojan a tus hijos una semana cada una, podrás dedicar ese tiempo también para concentrarte en tu trabajo. Es importante que estés consciente de aprovechar esos momentos y no te distraigas con cosas que no son importantes, tu trabajo requiere de más concentración y cuando los niños se van es más fácil lograrlo.

Es conveniente que guises un día a la semana y congeles en porciones para que entre semana tu prioridad sea resolver las situaciones de tu día y el trabajo. También puedes programar momentos para pasar con los niños o la pareja, si tienes tu agenda y tus pendientes atendidos y al día, podrás disfrutar de un momento de distracción sin tener preocupaciones en la cabeza de problemas no resueltos.

Aprovecha también los horarios de las clases vespertinas para resolver otras cosas cerca del lugar o en el mismo mientras esperas. Puedes hacer llamadas, organizar la agenda, registrar pedidos.

Es importante el manejo de la agenda y los pendientes
Cuando se trabaja en casa podemos movernos con más libertad y es precisamente por ello que debemos ser más estrictos con los horarios porque si no hacemos esto llenaremos nuestro día de distracciones que no nos llevarán a ningún lado y después nos quejaremos de que no tuvimos tiempo para dedicarle al trabajo. Es en estos momentos cuando el manejo de la agenda y una lista de pendientes se hacen imprescindibles, porque son los que nos mantendrán informados de la situación en todo momento para que nuestro esfuerzo y concentración vayan hacia las metas más importantes.

¿Te dedicas a vender un producto o servicio?
Si el trabajo que realizas en casa es de ventas, organiza tus horarios para dedicarte a llamadas telefónicas a los contactos, para visitar y vender, para proyectar citas con anticipación y organizarlas geográficamente, resolviendo en el camino otros pendientes. Si eres ama de casa, en medio de todo esto podrás ir resolviendo asuntos del hogar y la familia como ir al supermercado, recoger a los niños de la escuela, llevarlos a sus clases de la tarde, etc.

¿Tu lista de contactos?
Es importante mantener nuestro directorio de contactos actualizado. Es una herramienta de trabajo muy necesaria que si la mantenemos al día nos ahorra mucho tiempo. Procura dar de baja o de alta inmediatamente, así como modificar los datos, para que puedas obtener la información que buscas en el momento y no tengas que ponerte a buscar o preguntar. No apuntes en papelitos porque los perderás, apúntalo directamente en tu agenda y cuando te sea posible lo pasas a tu lista de contactos.

Cuando registres un contacto, escribe también datos personales, temas y gustos del cliente para que tengas información cuando veas a la persona. Si te platica de un viaje, si te habla de su familia, de sus predilecciones, de la comida, porque todas esa información la puedes utilizar para hacerle conversación cuando tengas una cita con él o ella. Es muy diferente comenzar una conversación sacando los temas que sabes que le interesan y después vender a intentar vender directamente.

Lleva siempre contigo la información de tu negocio
Debes aprovechar todas las oportunidades que tengas para obtener datos de nuevos prospectos y tener siempre contigo información de tu trabajo para ofrecer a los posibles clientes. Diseña un tríptico explicando tu negocio y los servicios que das y en lugar de entregar una tarjeta que sólo tiene tu nombre y el nombre de tu compañía, das un tríptico que contiene mucha más información. Las tarjetas de presentación cuando las encontramos tiempo después ya olvidamos lo que nos dijeron sobre los servicios o el producto que vendían, el folleto o tríptico contiene la información de tu negocio además de tus datos.

Atiende tu negocio
Busca la manera de mantener a tus clientes actualizados y atendidos. Si cuentas con su correo electrónico puedes enviarles recordatorios, ofertas o avisos de nuevos productos.

Haz reportes de tus ventas por producto o servicio para que sepas cómo vas y adónde tienes que ponerle más atención así como saber qué cosas vendes más y con qué características y cuáles menos para que tu inversión vaya dirigida a lo que más vendes.

En momentos en que el trabajo esté más tranquilo dedícalo a revisar y actualizar tus contactos, tus archivos, tu información y no por estar en casa te distraigas o prendas la televisión porque es la mejor manera de desperdiciar tu tiempo. Mantente en tu trabajo en todo momento y enfoca tus energías a resolverlo mejor y más profesionalmente.

Dedica tiempo a tu preparación
Otro punto importante es la preparación que requerimos para ser mejores cada día en lo que hacemos. Organiza tu tiempo y tu economía para dedicarle una parte a tu preparación. Toma cursos, lee libros, ve a conferencias sobre los temas que te ayuden a desarrollar mejor tu trabajo. Observa cuáles habilidades no has desarrollado aún que te podrían ayudar en tu trabajo y dedica tiempo a aprenderlas y practicarlas. ¿Se te dificulta expresarte bien para vender tu producto o servicio? Tómate un curso de hablar en público, aunque no vayas a dar una conferencia te dará las tablas que necesitas para expresarte claramente. ¿Eres muy tímido? Igualmente te puede ayudar tomar un curso de hablar en público. Haz una lista de las habilidades que necesitas desarrollar y ve tomando una por una para que te superes y lo hagas mejor cada día.

En resumen, cuando trabajas en casa, la disciplina y constancia pueden ser tus mejores aliados para que te concentres en tu trabajo y desarrolles más ideas para dar un mejor servicio. Procura estar consciente en todo momento de que aunque estés en casa es tu horario de trabajo y concéntrate en ello en cada momento. Respeta tus horarios para que seas más productivo y más creativo. ¡Organízate y serás Feliz.
Maca

 
Maca Hernandez
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