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¡Vida organizada, mente despejada!
Una oficina organizada es señal
de una mente organizada...


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No sé si te has dado cuenta de que tener los espacios con desorden y llenos de cosas que
no te sirven te lleva a tener una mente igualmente de desorganizada que no te permite concentrarte
bien en lo que estés haciendo
 

¿Cuál es la relación? ¿Es posible que estas dos situaciones se relacionen la una con la otra? ¿Porqué?

Muchos de nosotros tenemos algún tipo de espacio que utilizamos como oficina, ya sea cuando trabajas en casa, un espacio en el trabajo, un escritorio en alguna de las habitaciones de nuestro hogar o incluso el espacio de un clóset convertido en escritorio. En muchas ocasiones puedes utilizar el lugar de tu oficina en casa, como un cuarto extra para invitados. Contar con un lugar así nos puede servir para muchos propósitos, como organizar los pagos de nuestras cuentas, programar nuestras actividades, trabajar en nuestras metas, organizar nuestra agenda, organizar los documentos del hogar o del trabajo, atender el correo electrónico y más.

¿Qué puedes hacer para organizar tu oficina?
Cuánto tiempo habrás perdido buscando cosas que no sabes dónde las pusiste. El estado en el que tengas tu oficina de la casa o del trabajo, refleja lo organizado o desorganizado que estés. ¿Alguna vez te ha tocado entrar a la oficina de alguien y quedarte impresionado por el desorden y la cantidad de cosas que había en ese espacio? Uno se pregunta cómo es que una persona puede funcionar bien dentro del desorden. Seguramente que perderá muchos papeles, importantes o no, pero que le implicarán problemas y pérdidas de tiempo. ¿Confiarías en alguien así para encargarle algún trabajo o servicio y que lo cumpliera a tiempo? Seguramente que no. Lo que tenemos alrededor, refleja cómo tenemos la información en nuestra mente.

¿Cómo puedes tener tu mente clara para tomar decisiones si tienes tu alrededor revuelto y sobrecargado? Para que la mente esté despejada, es necesario que nuestra oficina, también esté despejada, en orden y cuidando de tener alrededor únicamente las cosas que necesitas para funcionar en tu máximo rendimiento cada día.

Te ofrezco algunas recomendaciones para que puedas organizar tu espacio de trabajo. Tómate el tiempo de ir haciéndolo por partes hasta que lo completes.

  1. Libera el área de todo lo que no le corresponda.
    Revisa todo el lugar y ve deshaciéndote de lo que no te sirva o no utilices, dejando solamente lo que tenga que ver con tu trabajo. Utiliza una caja para ir colocando todo lo que vas a quitar para disponer de ello una vez que hayas terminado.

  2. Libera y ordena tu escritorio
    Debe de quedar la mayor parte del espacio de tu escritorio libre para trabajar. Coloca los documentos en su lugar y solamente deja en el escritorio los proyectos en los que estés trabajando y tu lista de pendientes, el resto deberá estar guardado.

  3. Ordena todo de manera que te quede más a la mano
    las cosas que utilizas más a menudo y en los lugares más alejados lo que menos uses. Ahorrarás tiempo y te sentirás más a gusto.

  4. Revisa los documentos que tengas pendientes de atender. Decide inmediatamente lo que se vaya a delegar, lo que haya que archivar, lo que se tira o a lo que hay que darle seguimiento. Utiliza las etiquetas adheribles para marcar los documentos y haz pilas con la misma categoría.

  5. Organiza tu archivero. Si ya tienes un sistema de archivado, revisa que los títulos de los archivos vayan de acuerdo a su contenido para facilitar la búsqueda o al archivarlos. Procura que los títulos estén claros, de ser posible con etiqueta para que sea más fácil su visualización. Revisa el orden y siempre que guardes uno, colócalo en el mismo lugar, eso te facilitará la búsqueda una próxima vez, colócalos siempre en la misma posición. Saca todo lo que no sirve de cada fólder, es un trabajo que puedes ir haciendo un rato cada día hasta completarlo, y te servirá para estar seguro de que todo lo que guardas es necesario y que sea el mínimo, habiendo desechado lo que ya no sirva.

  6. Guarda aparte lo menos necesario. De los documentos tenemos muchas cosas archivadas que no se están utilizando más que de vez en cuando y en algunas cosas los guardamos solo por si se necesitaran en un futuro, así que puedes liberar mucho espacio en tu archivero, si sacas esos documentos y los guardas en sobres tamaño carta, rotulados claramente para saber cuál es su contenido. Colocándolos en cajas que puedas guardar aparte sin que te estorben. Sabrás que los tienes en orden y al alcance en caso necesario.

  7. Organiza tu papelería. Tanto en la oficina como en casa, necesitamos tener repuestos de las cosas que más utilizamos, así que revisa y organiza los folders, clips, plumas, repuestos, papel de imprimir, CD’s para grabar, tijeras, papel engomado, repuestos de cartuchos para la impresora, etiquetas adheribles, y todo lo que generalmente necesitas para trabajar. Ordena los cajones con todo a la mano y haz una lista de lo que necesites comprar. Cada vez que te quede poco de algo, anótalo en tu lista de compras pendientes para que nunca te falte nada.

  8. Compra los utensilios que necesites Todo lo que te pueda ayudar a mantener tu escritorio y la oficina en orden. Existen muchas cosas ahora que nos facilitan esta tarea. Visita una tienda de articulos de oficina y papelería para ver cuáles te pueden servir con este propósito.

  9. Organiza también tu computadora.
    También en el equipo debemos de llevar un orden para archivar los documentos y poder tener fácil acceso a ellos sin tener que ocupar mucho tiempo en búsquedas, revisa este articulo sobre cómo organizar los archivos en tu PC

  10. Organiza tu buzón de correos electrónicos.
    También es importante hacer una limpieza de los correos que hayas recibido y organizar con carpetas los que deseas conservar. Si necesitas una orientación más amplia respecta al uso de tu buzón, puedes pedir la Guía para organizar tu buzón que estamos regalando en nuestro sitio, solo llena la forma, y el archivo llegará a tu buzón. Decide en qué momento del día revisarás tus mensajes y hazlo todos los días para darle continuidad y no perderte de información o invitaciones por falta de revisión.
 
Con estas acciones irás logrando tener tu espacio más liberado y en orden, y eso provocará que tu mente también se vaya liberando. El trabajo de organización es integral, no solo por fuera, sino también por dentro. Verás que cuando hayas completado estas tareas, te sentirás más relajado y mucho más a gusto en tu lugar de trabajo. Procura mantenerlo así para no tener que hacer de nuevo todo el trabajo y recuerda que…
¡Organizar tu vida es para vivirla mejor!
Maca
 
Maca Hernandez
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